Wywiad z Adrianną Adamską-Ososińską
Jaki był Twój pierwszy pomysł na Adkę Ogarniaczkę?
Pierwszy pomysł na Adkę to była Wirtualna Asystentka.
Jako asystentka chciałam wspierać przedsiębiorców w ich działalnościach, gdzie mogłabym przejąć czynności powtarzalne i odciążyć w codziennej pracy, a sam przedsiębiorca mógłby skupić się na skalowaniu biznesu.
Dopiero po jakimś czasie kiedy pomysł zaczął nabierać kształtów, sam pomysł na Adkę również zaczął się zmieniać.
Co poczułaś, kiedy zdobyłaś pierwszą klientkę? Co czuje człowiek, który widzi, że jego pomysł na biznes przechodzi pozytywnie rynkową weryfikację?
Wielką radość i niedowierzanie. Można wręcz powiedzieć, że pewien poziom euforii.
Kiedy słyszysz, że Twoja usługa jest tym czego potrzebuje druga osoba, to twoje poczucie wartości też rośnie. Nagle masz wrażenie, że możesz góry przenosić i chcesz działać dalej.
Kiedy usłyszałam: „Adka jesteś mi potrzebna”, to chciałam działać bardziej, więcej, a w głowie powstała wizja tego jak będę się rozwijać, jak za jakiś czas będę miała pełen kalendarz spotkań.
W którym momencie przyszło pierwsze zwątpienie, czyli coś, co jest czymś zupełnie naturalnym w każdym biznesie?
Zwątpienie przyszło w momencie kiedy klienci się nie pojawiali. Kiedy zorientowałam się, że moi klienci są wyłącznie z polecenia.
A gdy polecenia się skończyły to nagle okazało się, że absolutnie nikt nie przychodzi po zapoznaniu się z moimi materiałami.
Będąc obecną na Instagramie oraz LinkedIn, gdzie komunikuję, czym się zajmuję oraz regularnie publikuję, nie mogłam dotrzeć do nowych klientów.
To był ten moment, w którym pomyślałam po roku czasu, czy to ma sens.
Swoją ofertę kierujesz do branży kreatywnej, albo do kogo konkretnie?
Najczęściej pracuję z branżą kreatywną, bo znam ją od środka i wiem, jak wygląda jej codzienność.
To są przede wszystkim agencje marketingowe, social media managerki, graficy, osoby od brandingu, twórcy, freelancerzy i właściciele marek osobistych.
Łączy ich jedna rzecz. Bardzo często są świetni w tym, co robią dla swoich klientów, ale własna organizacja pracy zaczyna im się rozjeżdżać.
Pojawia się coraz więcej klientów, projektów, komunikatorów, plików, terminów i drobnych zadań.
Niby wszystko działa, ale coraz częściej pojawia się nadmiar zadań, działania reaktywne i gubienie czasu, co tym samym powoduje frustracje albo rezygnację oraz poczucie, że nic się nie da z tym zrobić i musi tak to wyglądać.
Jak możesz pomóc agencji marketingowej a jak grafikowi zajmującemu się brandingiem?
W obu przypadkach zaczynam od tego samego pytania: co w pracy zjada najwięcej czasu i energii?
W agencji marketingowej problem zwykle jest bardziej rozproszony. Jest kilka osób, wielu klientów, różne projekty, poprawki, deadline’y, komunikacja na kilku kanałach i ciągłe poczucie, że coś zaraz wypadnie z systemu.
Mogę pomóc uporządkować obieg zadań, sposób przekazywania projektów, odpowiedzialności w zespole, komunikację z klientami, proces akceptacji, zbieranie materiałów czy planowanie pracy.
U grafika od brandingu problem może wyglądać zupełnie inaczej. Często jedna osoba odpowiada jednocześnie za sprzedaż, kontakt z klientem, projekt, poprawki, faktury i pilnowanie terminów.
Tutaj możemy na przykład uporządkować proces współpracy od pierwszego zapytania do oddania projektu, ustalić zasady poprawek, miejsce komunikacji, momenty akceptacji i sposób zbierania materiałów od klienta.
Nie chodzi mi o dokładanie kolejnych narzędzi. Najpierw sprawdzam, co powoduje bałagan czy też ogólny chaos, a dopiero później szukamy rozwiązania.
Pomagasz ogarnąć chaos. Po czym można poznać, że w agencji marketingowej chaos został ujarzmiony? Te miejsca to przecież istne generatory bałaganu, delikatnie mówiąc 🙂
Chaos prawdopodobnie nigdy nie zniknie z agencji całkowicie, bo to jest środowisko, w którym dużo się zmienia i bardzo dużo zależy od klientów.
Można natomiast przestać żyć w ciągłym trybie awaryjnym. Dla mnie uporządkowana agencja wygląda tak, że zespół wie, co ma zrobić, kto za co odpowiada i co w danym projekcie jest priorytetem.
Nie trzeba codziennie rano pisać na Slacku: „Hej, co dzisiaj robimy?”. Feedback nie przychodzi jednocześnie mailem, w wiadomości prywatnej i w komentarzu pod plikiem.
Materiały od klientów mają swoje miejsce. Wiadomo, na jakim etapie znajduje się projekt i kto ma teraz wykonać kolejny krok.
Właściciel agencji nie musi być centrum dowodzenia dla każdej najmniejszej decyzji.
I przede wszystkim ludzie nie kończą dnia z poczuciem, że cały czas byli zajęci, ale właściwie nie wiedzą, co udało się zrobić.
Dla mnie porządek nie oznacza idealnej tabelki tylko przewidywalność pracy.
Co się dzieje, kiedy firma z branży kreatywnej traci kontrolę? Jak długo może udawać, że wszystko jest ok?
Czasami bardzo długo. Firma nadal ma klientów. Projekty są oddawane. Faktury są wystawiane.
Z zewnątrz wszystko wygląda całkiem dobrze. Tylko że w środku zaczyna się płacenie za ten system własnym czasem. Ktoś nadrabia wieczorami.
Ktoś inny pamięta o wszystkim za cały zespół. Zaczynają się opóźnienia i brakuje komunikacji i zasad co robimy jak ktoś się wysypuje, co robimy jak nie wyrabiamy z terminem i takich pytań mogę zadać wiele, które diagnozują problem i wskazują gdzie jest wąskie gardło.
Potem zaczynają pojawiać się pomyłki, opóźnienia, frustracja klientów, przeciążenie zespołu albo sytuacja, w której firma nie może przyjąć kolejnego klienta, mimo że biznesowo bardzo by chciała.
Największy problem zaczyna się wtedy, kiedy firma chce rosnąć.
Bo chaos przy trzech klientach da się jeszcze ogarnąć pamięcią jednej osoby. Najczęściej właściciela.
Przy piętnastu klientach ta sama metoda zaczyna się mścić. Miałam jedną taką firmę, gdzie szef rozmawiał dużo z klientami prywatnie, po godzinach, gdzie omawiał wiele kwestii.
Następnie połowy nie przekazywał do zespołu, nie dlatego, że był złym szefem i złośliwym człowiekiem, tylko dlatego, że nie zapisywał tych informacji (abstrahując od tego, że rozmawiał z nimi po godzinach o sprawach biznesowych), a pamięć ludzka też ma swoje ograniczenia.
Łatwo się w tym momencie domyślić, że tutaj już tworząc się pierwsze problemy. Klient uważa, że wszystko przekazał i nie musi się powtarzać, a zespół jest przekonany, że szef im wszystko omówił.
Jak łatwo się domyślić, już na tym poziomie bardzo łatwo o pomyłki i nieporozumienia. I wielu powie, że tak to wygląda i nie można tego zmienić. Można, tylko to wymaga pracy.
Nie ma jednego, magicznego rozwiązania. Rozwiązanie potrzebuje zaangażowania, w tym wypadku – szefa.
Na czym polega Twoja rola w takiej firmie? Co robisz jako pierwsze, kiedy wchodzisz do firmy i widzisz, że pilot już dawno z niej wyskoczył?
Chcę zaznaczyć, że na samym początku niczego nie naprawiam. Najpierw chcę zrozumieć, jak działa firma.
Rozmawiam z właścicielem albo zespołem i sprawdzam, jak wygląda ich codzienna praca. Nie jak powinna wyglądać według procedury zapisanej dwa lata temu, tylko jak wygląda w zwykły wtorek.
Patrzę, skąd przychodzą zadania, gdzie są zapisywane, kto podejmuje decyzje, gdzie trafia feedback, co najczęściej blokuje pracę i które rzeczy wracają jak bumerang.
Bardzo często okazuje się, że problem, który firma uważa za główny, jest tylko objawem. Ktoś mówi: „Mamy problem z terminami”, a po chwili okazuje się, że materiały od klientów przychodzą losowo i nikt nie ustalił zasad ich dostarczania.
Albo zespół mówi, że potrzebuje nowego narzędzia do zarządzania projektami, a tak naprawdę nikt nie wie, kto ma podejmować konkretne decyzje.
Dlatego moja metoda wygląda bardzo prosto: najpierw rozumiem, potem dopasowuję rozwiązanie, a dopiero później je wdrażamy.
Nie przychodzę do firmy z gotowym systemem, który trzeba wszystkim narzucić.
Komu już dziś, teraz możesz pomóc?
Weźmy na przykład social media managerkę, która obsługuje pięciu klientów i zaczyna mieć poczucie, że doba jest za krótka.
Zaczyna dzień od sprawdzenia wiadomości, bo jedna klientka potrzebuje pilnie poprawić rolkę, druga właśnie przesłała materiały do publikacji, a trzecia pyta, kiedy dostanie harmonogram na kolejny miesiąc.
W międzyczasie trzeba przygotować posty, odpisać na maile, zebrać feedback i przypomnieć komuś o zaległej akceptacji.
I tak mija jej cały dzień. Pracowała osiem godzin, a lista zadań właściwie się nie skróciła.
Wieczorem siada więc do komputera, żeby w końcu zrobić to, co zaplanowała na rano.
Jak mogę jej pomóc?
Przede wszystkim sprawdzimy, gdzie ucieka jej czas i dlaczego ciągle musi reagować na potrzeby klientów, zamiast realizować własny plan.
Potem możemy wspólnie:
1) Uporządkować zadania i priorytety, żeby wiedziała, czym powinna zająć się najpierw, a co może spokojnie poczekać.
2) Ustalić zasady współpracy z klientami, w tym terminy dostarczania materiałów, zgłaszania poprawek i akceptacji publikacji.
3) Stworzyć powtarzalny proces obsługi klienta, żeby nie musiała za każdym razem zastanawiać się, jaki powinien być kolejny krok.
4) Uporządkować komunikację i feedback, żeby nie szukała ustaleń w pięciu różnych miejscach.
5) Przeanalizować zakresy współpracy, żeby sprawdzić, ile dodatkowych obowiązków wykonuje poza tym, za co faktycznie otrzymuje wynagrodzenie.
6) Ułożyć realistyczny sposób planowania tygodnia, który uwzględnia zarówno pracę kreatywną, jak i bieżącą obsługę klientów.
Co dzięki temu zyska?
Przede wszystkim większą kontrolę nad własnym czasem. Będzie wiedziała, co ma zrobić, kiedy i na jakich zasadach współpracuje z klientami.
Łatwiej będzie jej też ocenić, czy ma przestrzeń na kolejne zlecenie i czy obecne współprace rzeczywiście jej się opłacają.
Bardzo często widzę w branży kreatywnej jeden problem: ludzie potrafią świetnie organizować pracę swoim klientom, ale na organizację własnej firmy zwyczajnie nie mają już przestrzeni.
I właśnie w tym im pomagam. Chcę, żeby mogli rozwijać swój biznes bez poczucia, że każda kolejna klientka oznacza kolejne godziny pracy i jeszcze więcej chaosu.
Która z rzeczy, które wykonujesz w swojej pracy, sprawia Ci najwięcej satysfakcji, a która jest Twoją supermocą?
Największą satysfakcję daje mi moment, w którym osoba, z którą pracuję, zaczyna dostrzegać, że wcale nie musi robić wszystkiego naraz, pracować po godzinach i nieustannie gasić pożarów, żeby jej firma dobrze funkcjonowała.
Uwielbiam ten moment, kiedy podczas rozmowy ktoś nagle mówi: „Przecież możemy to robić inaczej!”
Kiedy zaczyna dostrzegać rozwiązania, których wcześniej nie widział, bo był tak pochłonięty codzienną pracą, że zwyczajnie nie miał przestrzeni, żeby spojrzeć na nią z dystansu.
To się łączy z moją supermocą, którą jest umiejętność dostrzegania zależności i łączenia kropek.
Klient przychodzi do mnie i mówi, że ma problem z terminami, że zespół się nie wyrabia albo że klienci ciągle czegoś potrzebują.
A ja zaczynam zadawać pytania, drążyć i sprawdzać, co się za tym kryje. Nie daje rozwiązania, choć wydaje się, że ono istnieje tu i teraz.
To z czym przychodzi klient to czubek góry lodowej, ja się muszę dostać do tego, co się kryje pod powierzchnią wody.
Potrafię spojrzeć na firmę z szerszej perspektywy, wyłapać miejsca, w których coś się zacina, i przełożyć skomplikowany problem na konkretne, możliwe do wdrożenia działania.
Mam też ogromną potrzebę rozumienia, dlaczego coś działa w określony sposób. Nie wystarczy mi odpowiedź: „Bo zawsze tak robiliśmy”. Chcę wiedzieć, czy ten sposób nadal ma sens, komu służy i czy przypadkiem nie dokłada wszystkim niepotrzebnej pracy.
I chyba właśnie za to najbardziej lubię swoją pracę. Mogę wykorzystać swoje analityczne podejście, żeby ktoś inny odzyskał czas, spokój i poczucie kontroli nad własnym biznesem.
Ostatecznie zależy mi na tym, żeby moi klienci nie potrzebowali mnie do podejmowania każdej kolejnej decyzji. Chcę, żeby po naszej współpracy potrafili samodzielnie utrzymać ten porządek, który wspólnie wypracowaliśmy.
Jak można się z Tobą skontaktować?
Najlepiej kontaktować się ze mną na instagramie, LinkedIn czy poprzez skrzynkę mailową.
Ostatecznie i tak spotkamy się na rozmowie on-line, bo taka forma jest najlepsza do poznania drugiej osoby i z czym przychodzi.
Czy oferujesz jakieś darmowe próbki itp.?
Tak! Można się ze mną umówić na bezpłatną, 30-minutową rozmowę online, podczas której przyglądamy się temu, jak wygląda codzienna praca.
Nie trzeba się do niej specjalnie przygotowywać ani mieć gotowej listy problemów. Wystarczy, że czujesz, że coś w Twojej pracy nie do końca działa tak, jak powinno.
Może ciągle brakuje Ci czasu, klienci zasypują Cię wiadomościami, masz problem z priorytetami albo coraz częściej łapiesz się na tym, że zamiast rozwijać firmę, zajmujesz się gaszeniem kolejnych pożarów.
Podczas tych 30 minut rozmawiamy o tym, co obecnie sprawia Ci największą trudność, jak wygląda Twoja organizacja pracy i gdzie może tkwić przyczyna problemu.
Moim celem jest, żebyś już po tej rozmowie wyszedł z przynajmniej jednym konkretnym pomysłem na usprawnienie swojej codzienności.
Czasami wystarczy zmiana jednej zasady współpracy z klientami albo sposobu planowania zadań, żeby poczuć różnicę.
To również okazja do poznania się i sprawdzenia czy jestem wstanie pomóc twojej firmie i czy ty rzeczywiście potrzebujesz mojej pomocy.
Czasami najtrudniej jest po prostu zacząć. Szczególnie kiedy czujesz, że wszystko wymaga uporządkowania, ale kompletnie nie wiesz, za co zabrać się w pierwszej kolejności.